Priprema ponuda

Sastavljanje ponude za prodaju proizvoda ili usluga bitan je dio poslovanja. Valjano sastavljena ponuda može donijeti veći broj kvalitetnijih poslova i veći obim prodaje. S druge strane, nejasna, višeznačna i zbunjujuća ponuda može dovesti do usporavanja ugovorenog posla i ispravljanja loše sastavljenih ugovora.

U ovom tekstu opisan je ispravan način sastavljanja ponude.

Ponekad se u praksi termini „ponuda“ i „predračun“ (ili profaktura) izjednačavaju. Mi to ovdje nećemo uraditi, već ćemo ponudom smatrati dokument koji prethodi predračunu. Na temelju ponude kupac odlučuje što točno želi kupiti i obavlja narudžbu. Nakon prihvaćene ponude, kupcu se izdaje predračun kako bi napravio uplatu prije obavljene usluge ili isporuke proizvoda.

Prema Zakonu o obveznim odnosima (članak 253), „ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora učinjen određenoj osobi koji sadrži sve bitne sastojke ugovora“ tako da bi se njegovim prihvaćanjem mogao zaključiti ugovor.  Ponuda znači da je sklopljen ugovor sa stranom koja ponudu prihvaća, bez obzira na to što ugovor nije sklopljen u pisanom obliku. Jer, „ugovor je zaključen kad su se ugovorne strane suglasile o bitnim sastojcima ugovora“. Ugovor nije obvezno imati u pisanim obliku, koji je propisan samo za određene vrste ugovora.

Bitni sastojci ugovora o kupoprodaji su stvar (predmet) prodaje i cijena. Međutim, „kad trgovačkim ugovorom o kupoprodaji cijena nije određena, niti u njemu ima dovoljno podataka pomoću kojih bi se ona mogla odrediti, kupac je dužan platiti cijenu koju je prodavatelj redovito naplaćivao u vrijeme sklapanja ugovora, a kad ove nema, razumnu cijenu“.  Dakle, u privredi je važeći ugovor i bez ugovorene cijene. Iz sljedećih stavki Zakona o obveznim odnosima jasno je da u određenim slučajevima ponuda i njezino prihvaćanje mogu implicirati da je ugovor sklopljen bez jasne svijesti o tome.

„Prijedlog za sklapanje ugovora upućen neodređenom broju osoba koji sadrži bitne sastojke ugovora čijem je sklapanju namijenjen vrijedi kao ponuda, ako drukčije ne proizlazi iz okolnosti slučaja ili običaja“

„Izlaganje robe s naznakom cijene smatra se ponudom, ako drukčije ne proizlazi iz okolnosti slučaja ili običaja“

„Slanje kataloga, cjenika, tarifa i drugih obavijesti, kao i oglasi dani u tisku, letcima, radiom, televizijom, elektroničkim putem ili na koji drugi način ne smatraju se ponudom za sklapanje ugovora, nego samo pozivom da se učini ponuda pod objavljenim uvjetima, ako drukčije ne proizlazi iz takvih izjava volje“

Dakle, prihvaćanjem ponude ostvaruje se obvezni odnos između onoga tko je sastavio i poslao ponudu i strane koja je tu ponudu prihvatila. Ovakav je odnos reguliran Zakonom o obveznim odnosima, koji se odnosi i na pravne i na fizičke osobe.

Da se ponude ne bi različito tumačile, ona treba jasno, detaljno i jednoznačno pokazati što se nudi. Ponekad je potrebno navesti i što se ne nudi, odnosno šta ponuda ne uključuje, kako bi se izbjegli mogući pogrešni zaključci. Primjer dobre prakse je korištenje standardiziranih ugovora o prodaji, koji se potpisuju sa svim kupcima.

Trgovci lako i brzo na svojim internetskim stranicama objavljuju tzv. opće uvjete prodaje  ili poslovanja. Na svakom dokumentu (ponudi, predračunu i računu) potrebno je u tom slučaju staviti napomenu da su opći uvjeti sastavni dio ponude, predračuna ili računa.

Ponudu treba pisati na memorandumu tvrtke i treba sadržavati sljedeće elemente:

• naziv primatelja ponude (trgovačko društvo, obrtnik, institucija)
• ime i prezime primatelja ponude, ako postoji i ako je poznato
• datum ponude i broj iz evidencije pod kojim je ponuda zavedena
• mjesto sastavljanja ponude
• broj evidencije primatelja ponude, ako se ponuda dostavlja na njihov prethodni pisani zahtjev (zahtjev za dostavu ponude)
• naslov dopisa – predmet ponude
• glavni tekst ponude
• podatke o tvrtki ili osobi i potpis osobe koja šalje ponudu
• popis priloga koji se dostavljaju uz ponudu i
• popis svih primatelja ponude